АДМИНИСТРАЦИЯ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 2 сентября 2014 г. № 160-р

О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
АДМИНИСТРАЦИИ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА, ЕЕ
СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ОТРАСЛЕВЫХ (ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ)
ОРГАНАХ

В целях осуществления перехода к технологии безбумажного документооборота в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации Ванинского муниципального района с использованием системы электронного документооборота
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы в системе электронного документооборота в администрации Ванинского муниципального района, ее структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах (далее - Порядок).
2. Установить, что электронный документ, созданный и оформленный в системе электронного документооборота, эквивалентен бумажному документу, подписанному собственноручно должностным лицом, и обязателен для рассмотрения и исполнения.
3. Установить, что специалисты структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района несут персональную ответственность за качество подготовки служебных писем, направляемых посредством системы электронного документооборота.
4. Установить, что специалисты структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района несут дисциплинарную ответственность за сохранность паролей для доступа в систему электронного документооборота.
5. Руководителям структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района:
5.1. Руководствоваться настоящим Порядком при организации работы в системе электронного документооборота без дублирования документов на бумажном носителе.
5.2. Довести настоящий Порядок до всех специалистов структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района и обеспечить его исполнение.
6. Специалистам структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района, ответственным за прием и регистрацию документов, обеспечить своевременное доведение документов до руководителей.
7. Управлению делами администрации Ванинского муниципального района (Кручина С.В.):
7.1. Осуществлять составление и направление в Министерство информационных технологий и связи Хабаровского края заявок на первичное и повторное подключение специалистов структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района.
7.2. Осуществлять консультирование специалистов структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района по вопросам работы в системе электронного документооборота.
8. Муниципальному бюджетному учреждению "Комитет по содержанию объектов муниципальной собственности" (Тейге В.Г.) осуществлять администрирование системы электронного документооборота.
9. Специалистам, ответственным за делопроизводство и архив в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации Ванинского муниципального района, с 01 января 2015 г. при составлении номенклатуры дел включать дела, формируемые в электронном виде.
10. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Ванинского муниципального района Кручину С.В.
11. Опубликовать настоящее постановление в Информационном Сборнике муниципальных правовых актов Ванинского муниципального района Хабаровского края и разместить на официальном Интернет-портале Ванинского муниципального района.
12. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава администрации района
Н.С.Ожаровский





УТВЕРЖДЕН
Распоряжением
администрации Ванинского
муниципального района
от 2 сентября 2014 г. № 160-р

ПОРЯДОК
РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В АДМИНИСТРАЦИИ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА,
ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
И ОТРАСЛЕВЫХ (ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ) ОРГАНАХ

1. Общие положения

1.1. Порядок работы в системе электронного документооборота в администрации Ванинского муниципального района, ее структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах (далее - Порядок) регулирует процесс создания и обмена электронными документами в администрации Ванинского муниципального района (далее - администрация района) в системе электронного документооборота (далее - СЭД), в том числе с использованием усиленной электронной подписи и (или) простой электронной подписи (далее - ЭП).
1.2. СЭД используется в администрации района в целях оптимизации работы с документами путем перехода на безбумажную технологию работы. Безбумажная технология работы с документами предусматривает применение современных технологий, направленных на создание электронных документов, единого информационного пространства и использование электронных каналов связи.
1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:
- электронный документооборот (далее - ЭДО) - процесс создания электронных документов и обмена ими в администрации района, иных органах исполнительной власти Хабаровского края с использованием СЭД;
- участники СЭД - структурные подразделения, отраслевые (функциональные) органы администрации района, органы исполнительной власти Хабаровского края; прочие организации, имеющие доступ к СЭД для организации ЭДО;
- пользователи СЭД - руководители и сотрудники структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации района, имеющие доступ к СЭД для получения необходимой им информации и проведения различных операций с электронными документами;
- бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;
- электронная копия документа (сканированная копия документа) - электронный документ, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе.

2. Права доступа к электронным документам

2.1. Пользователи СЭД подразделяются на три основных группы: руководители, делопроизводители, сотрудники. Каждая группа имеет набор прав, определенных в настоящем Порядке.
2.2. Глава администрации Ванинского муниципального района (далее - глава администрации района), заместители главы администрации Ванинского муниципального района (далее - заместители главы администрации района), руководители структурных подразделений или отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района (далее - структурные подразделения) имеют следующие права:
- просмотр регистрационных карточек и сканированных изображений документов, зарегистрированных в данном структурном подразделении или отраслевом (функциональном) органе администрации района;
- создание (утверждение) резолюций;
- создание проектов исходящих документов;
- внесение данных о выполнении документа;
- направление документов сотрудникам для исполнения;
- установление контрольных сроков;
- подпись документов простой или усиленной электронной подписью.
2.3. Резолюции вносятся в электронные карточки главой администрации района, заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений или специалистами, уполномоченными на занесение резолюций.
2.4. В момент занесения текста резолюции при необходимости осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в СЭД формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов без предоставления на бумажном носителе.
2.5. Делопроизводители имеют следующие права:
- просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;
- регистрация электронной карточки документа;
- прикрепление электронной копии документа к электронной карточке документа;
- предварительная постановка документа на контроль в процессе его регистрации;
- удаление регистрационной карточки документа.
2.6. Сотрудники имеют следующие права:
- просмотр регистрационных карточек документов, адресованных либо направленных сотруднику на исполнение, а также всех связанных с ними документов;
- создание проектов исходящих документов во исполнение резолюций;
- внесение данных о выполнении документа;
- просмотр регистрационных карточек всех документов, направленных им на исполнение и (или) созданных им.
2.7. Пользователи каждого структурного подразделения могут получить доступ только к документам, зарегистрированным в данном структурном подразделении.

3. Вход в СЭД

3.1. Для входа в СЭД используется Служебный портал органов исполнительной власти края, расположенный по адресу www.sg-gost.khv.gov.ru (далее - Служебный портал).
3.2. Все пользователи СЭД при регистрации получают 2 пары логинов и паролей. Первая пара располагается на номерной карточке с указанием периода действия временного пароля и дает возможность получить доступ на Служебный портал. Номерная карточка изготавливается Министерством информационных технологий и связи края. Вторая пара логинов и паролей используется для входа в СЭД.
3.3. Специалистам структурных подразделений в своей работе запрещается:
- сообщать кому-либо свои логины и пароли для входа на Служебный портал и в СЭД;
- осуществлять процедуры авторизации под чужими учетными данными.

4. Создание и оформление электронных документов в СЭД

4.1. Участниками СЭД создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
- электронные копии документов (сканированные копии документов), полученные в результате сканирования документов, подготовленные на бумажном носителе, и хранящиеся в СЭД.
4.2. Электронный документ, создаваемый в СЭД, должен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением главы администрации Ванинского муниципального района от 10 февраля 2009 г. № 61 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края" (далее - Инструкция по делопроизводству) и иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
4.3. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов (приложение № 1).
4.4. Примерный перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержден в приложении № 2 к настоящему Порядку.

5. Прием документов в СЭД

5.1. Электронные документы проходят первичную обработку и регистрацию в управлении делами администрации Ванинского муниципального района (далее - управление делами) либо в структурных подразделениях. В СЭД электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке.
5.2. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности доставки электронных документов, проверку подлинности ЭП, наличия указанных в содержании документа приложений.
5.3. Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы подлежат незамедлительному возврату автору обращения.
5.4. Документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются в СЭД после их сканирования и создания электронных копий.

6. Регистрация входящих электронных документов

6.1. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес администрации района, осуществляется управлением делами.
6.2. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес руководителей структурных подразделений, осуществляется инспекторами-делопроизводителями структурных подразделений.
6.3. Электронные документы, поступившие в СЭД, регистрируются автоматически и незамедлительно отправляются адресату или ответственному исполнителю по резолюции, а также соисполнителям (при наличии).
6.4. Регистрация созданных или поступающих документов включает в себя:
- формирование электронной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;
- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной карточке документа;
- присвоение регистрационного номера документу.
Для документов ограниченного доступа при создании регистрационной карточки электронная копия документа не создается.
6.5. Электронная карточка документа содержит обязательные сведения о документах, используемых в целях учета и поиска документов, предусмотренных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
6.6. Порядки и сроки регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, определяются Инструкцией по делопроизводству.

7. Регистрация исходящих электронных документов

7.1. Регистрация в СЭД исходящего документа, подписанного главой администрации района, осуществляется управлением делами.
7.2. Регистрация в СЭД исходящего документа, подписанного руководителем структурного подразделения, осуществляется инспектором-делопроизводителем структурного подразделения.
7.3. Регистрация исходящих электронных документов в СЭД включает в себя следующие действия:
- создание электронной карточки документа по исполнению в карточке входящего документа;
- заполнение полей электронной карточки документа;
- присвоение номера исходящему документу;
- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях) исполнителем.
7.4. В СЭД фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника СЭД).

8. Работа исполнителей с электронными документами

8.1. Глава администрации района, заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение электронных документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за сроками и качеством их исполнения.
8.2. Исполнение электронного документа в СЭД предусматривает:
- сбор и обработку необходимой информации;
- создание проекта ответа и всех необходимых приложений;
- согласование проекта ответа;
- направление проекта ответа на подписание руководителю;
- снятие документа с контроля;
- занесение сведений об исполнении в электронную карточку;
- направление документа на списание только с отметкой "Исполнено, в дело".
8.3. Если подготовленный в СЭД электронный документ является ответом на поступивший через СЭД электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в СЭД создается в электронной карточке письма-запроса.
8.4. Исполнитель обязан контролировать в СЭД ход согласования и подписания проекта исходящего документа, в случае его задержки на какой-либо стадии - принять меры по дальнейшему движению документа.
8.5. После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить руководителю на утверждение отчет об исполнении.
8.6. Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.
8.7. Текст отчета должен содержать номер, дату исходящего документа, имя адресата, другие сведения по исполнению документа.
8.8. Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить отчет в СЭД об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.
8.9. Электронный документ не считается исполненным до утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело.

9. Организация работы участников СЭД с электронными
документами, подписанными усиленной и (или) простой ЭП

9.1. Электронные документы участников СЭД подписываются с использованием усиленной и (или) простой ЭП.
9.2. Право подписи усиленной ЭП в СЭД имеют:
- глава администрации района;
- заместители главы администрации района в случае исполнения обязанностей главы администрации района.
9.3. Документы, отправка которых адресату должна быть осуществлена в бумажном виде, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручно должностным лицом и отправляются адресату. В этом случае в СЭД сохраняется электронная копия документа.
9.4. Электронные документы, обмен которыми происходит между структурными подразделениями, подписываются простой ЭП.
9.5. При передаче электронных документов другому участнику СЭД документы заверяются усиленной ЭП главы администрации района или лица, исполняющего обязанности главы администрации района.

10. Порядок работы с документами на бумажном носителе,
подписанными собственноручной подписью

10.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью исходящие документы, адресованные лицам, не являющимся участниками СЭД, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.
10.2. В случаях невозможности передачи адресату электронного документа в СЭД и (или) подтверждения подлинности электронных документов, подписанных ЭП, документы оформляются на бумажном носителе и подписываются главой администрации района или руководителем структурного подразделения. Подписанный документ на бумажном носителе направляется адресату. В СЭД сохраняется электронная (сканированная) копия данного документа.
10.3. Включение электронной копии документа в СЭД происходит после подтверждения соответствия электронной копии документа документу на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе хранится в соответствующем деле.
10.4. Перечень документов постоянного и долговременного хранения, формируемых на бумажных носителях, приведен в Приложении № 3 к настоящему Порядку.

11. Порядок работы с бумажными копиями
электронных документов

11.1. При необходимости использования информации электронного документа на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия.
11.2. Содержание электронного документа и его бумажной копии должно быть идентичным.
11.3. Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати "Для документов" администрации района. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".
11.4. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется сотрудниками управления делами.

12. Контроль исполнения документов

12.1. В СЭД осуществляется контроль исполнения документов и обеспечивается многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей различных уровней управления. На контроль может быть поставлено как исполнение отдельных резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.
12.2. Постановку документа на контроль осуществляет главный специалист по контролю отдела организационно-методической работы управления делами администрации Ванинского муниципального района (далее - специалист по контролю).
12.3. Контроль исполнения документов и поручений руководства в СЭД включает в себя:
- постановку документов на контроль;
- внесение текста резолюции руководителя;
- внесение сроков исполнения документов;
- адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- внесение данных о выполнении документа;
- просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены;
- снятие документов с контроля;
- построение отчетов об исполнительской дисциплине;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
12.4. Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль. При этом специалист по контролю имеет возможность провести проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
12.5. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, контроль ставится сразу при регистрации.
12.6. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их главой администрации района, который в своей резолюции определяет конкретный срок исполнения.
12.7. Снятие документа с контроля осуществляет специалист по контролю, при этом в электронной карточке документа ставится отметка об исполнении документа.
12.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены в обработку.
12.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины специалист по контролю производит выгрузку справок-напоминаний, а также еженедельных и месячных отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине.

13. Порядок формирования дел
и хранения электронных документов

13.1. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников СЭД.
При составлении номенклатуры дел в примечаниях указывается, что дело ведется в электронном виде.
13.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение указанных в номенклатуре сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
13.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться мероприятиями, обеспечивающими возможность проверки ЭП хранимых электронных документов после истечения сроков действия ЭП.
13.4. После истечения установленного хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из СЭД).

14. Ответственность участников СЭД
при электронном взаимодействии

14.1. Специалисты структурных подразделений - отправители электронных документов несут ответственность за содержание электронного документа, его реквизитов, сканирование, адресацию, наличие необходимых ЭП.
14.2. Специалисты структурных подразделений - получатели электронного документа несут ответственность за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения электронного документа в электронную карточку, а также за дублирование электронной карточки, ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, неправильное направление электронного документа адресату.
14.3. Специалисты структурных подразделений несут дисциплинарную ответственность за сохранность паролей для доступа в систему электронного документооборота.
14.4. Специалисты структурных подразделений не несут ответственности за ситуации, вызванные техническими сбоями системы.

15. Защита информации ограниченного доступа при работе в СЭД

15.1. При обмене электронными документами должна обеспечиваться защита персональных данных, сведений, составляющих служебную тайну, а также иной информации, доступ к которой ограничен.
15.2. Представление электронного документа, содержащего информацию ограниченного доступа, или его копии на бумажном носителе третьим лицам производится в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края, муниципальными правовыми актами.

16. Администрирование СЭД

16.1. Администрирование СЭД осуществляется специалистами отдела информационных технологий и общественных связей МБУ "Комитет по содержанию объектов муниципальной собственности" (далее - отдел ИКТ и ОС) и включает в себя выполнение следующих операций:
- добавление нового пользователя;
- изменение основной информации о пользователе;
- изменение логина и сброс пароля;
- блокировка пользователя;
- добавление должности новому пользователю;
- добавление и удаление прав доступа пользователю.
16.2. Работы по администрированию СЭД выполняются специалистами отдела ИКТ и ОС на основании заявок от сотрудников администрации района и ее структурных подразделений.





Приложение № 1
к Порядку
работы в системе электронного документооборота
в администрации Ванинского муниципального
района, ее структурных подразделениях
и отраслевых (функциональных) органах

Бланк электронного документа

АДМИНИСТРАЦИЯ
ВАНИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Хабаровского края
пл. Мира, 1, рп. Ванино, Хабаровский край, 682860
Тел. (42137) 5-51-54. Факс (42137) 5-52-52.
E-mail: uprav@vanino.org
ОКПО 04021944, ОГРН 1022700712891,
ИНН/КПП 2709003742/270901001

________________ № ________________
На ______________ от ______________








Приложение № 2
к Порядку
работы в системе электронного документооборота
в администрации Ванинского муниципального
района, ее структурных подразделениях
и отраслевых (функциональных) органах

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ
ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Номер статьи
Вид документа
Срок хранения документа
Примечания
1
2
3
4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство
ст. 7 ТУ
Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)
5 лет ЭПК ст. 7 ТУ
(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
ст. 19 ТУ
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним по административно-хозяйственным вопросам (1)
5 лет
(1) С момента появления данного функционала в СЭД
ст. 20 ТУ
Проекты приказов, распоряжений; документы к ним
1 год

ст. 24 ТУ
Переписка о реализации решений конференций, совещаний
5 лет ЭПК

ст. 26 ТУ
Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг
5 лет ЭПК

ст. 29 ТУ
Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке
5 лет ЭПК

ст. 30 ТУ
Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке
5 лет ЭПК

ст. 31 ТУ
Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций
5 лет ЭПК

1.2. Организационные основы управления
ст. 58 ТУ
Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке
5 лет ЭПК

ст. 59 ТУ
Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации
5 лет (1) ЭПК
(1) После завершения деятельности рабочих групп
ст. 65 ТУ
Проекты структур и схем организации управления
5 лет ЭПК

ст. 66 ТУ
Переписка о разработке структур и схем организации управления
3 года (1)
(1) После утверждения
ст. 67 ТУ
Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления
5 лет ЭПК

ст. 72 ТУ
Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению
5 лет ЭПК

ст. 73 ТУ
Переписка по разработке и изменению штатных расписаний
3 года (1)
(1) После утверждения
ст. 82 ТУ
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики
5 лет ЭПК

ст. 84 ТУ
Переписка по организационным вопросам деятельности
5 лет

ст. 87 ТУ
Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации
5 лет ЭПК

ст. 88 ТУ
Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений
5 лет ЭПК

ст. 89 ТУ
Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности
5 лет ЭПК

ст. 91 ТУ
Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, круглых столов, совещании, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч
5 лет ЭПК

ст. 93 ТУ
Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)
5 лет ЭПК

ст. 109 ТУ
Переписка по вопросам аттестации, аккредитации
5 лет ЭПК

1.3. Контроль
ст. 175 ТУ
Переписка о проведении проверок и ревизий
5 лет

ст. 176 ТУ
Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизии, их решений, определений, предписаний, актов, заключений
5 лет

ст. 177 ТУ
Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписании, актов, заключений проверок, ревизий
5 лет

ст. 178 ТУ
Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий
5 лет ЭПК

1.4. Правовое обеспечение деятельности
ст. 194 ТУ
Переписка по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства
3 года

ст. 196 ТУ
Базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам
До замены новыми

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
ст. 202 ТУ
Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения
3 года (1)
(1) После утверждения
ст. 203 ТУ
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении их исполнения
1 год (1)
(1) После снятия с контроля
ст. 204 ТУ
Списки адресов обязательной рассылки документов
3 года (1)
(1) После замены новыми
ст. 205 ТУ
Переписка о нарушении правил пересылки документов
1 год

ст. 206 ТУ
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
3 года

ст. 212 ТУ
Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий
5 лет ЭПК

ст. 213 ТУ
Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой
5 лет

ст. 214 ТУ
Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота
5 лет ЭПК

ст. 216 ТУ
Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения
5 лет ЭПК

ст. 217 ТУ
Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств
5 лет

ст. 220 ТУ
Базы данных информационных систем
В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу

ст. 222 ТУ
Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования
5 лет (1)
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
ст. 225 ТУ
Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники
5 лет

ст. 238 ТУ
Переписка о сертификатах ключа подписи
15 лет ЭПК

ст. 249 ТУ
Топографические указатели
1 год (1)
(1) После замены новыми
ст. 256 ТУ
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
5 лет ЭПК

ст. 257 ТУ
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
1 год

ст. 258 ТУ
Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:


а) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности
5 лет

б) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью
5 лет

в) контроля исполнения документов
3 года

г) обращений граждан
5 лет

д) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры
3 года

е) фотофонодокументов, видеодокументов
3 года

ж) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов
1 год

ст. 259 ТУ
Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:

(1) После возвращения всех дел
а) приема посетителей
3 года
б) рассылки документов
2 года
в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
3 года
г) бланков строгой отчетности
3 года
д) машинописных, компьютерных, копировальных работ
1 год
е) выдачи дел во временное пользование
3 года (1)
ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности
1 год
ст. 260 ТУ
Книги, журналы учета:

(1) После списания.
При условии проведения проверки (ревизии)
(2) После замены пароля
(3) После замены ключа
а) электронных носителей
5 лет (1)
б) выдачи электронных дисков
5 лет (1)
в) паролей
5 лет (2)
г) ключевых носителей
5 лет (3)
д) сертификатов электронных цифровых подписей
5 лет (3)

е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации
5 лет

ж) копирования баз данных
До минования надобности
з) технических средств защиты
5 лет (1)
ст. 263 ТУ
Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке
10 лет ЭПК

ст. 264 ТУ
Переписка о разработке целевых программ
5 лет ЭПК


ст. 264 ТУ
Переписка о ходе выполнения целевых программ
5 лет ЭПК

ст. 269 ТУ
Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним
10 лет ЭПК

2. Планирование деятельности
2.1. Текущее планирование
ст. 283 ТУ
Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов
5 лет

ст. 284 ТУ
Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов
5 лет

ст. 285 ТУ
Годовые планы организации по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности
5 лет

ст. 286 ТУ
Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним
5 лет ЭПК

ст. 288 ТУ
Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений
До минования надобности

ст. 289 ТУ
Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию
5 лет

ст. 290 ТУ
Годовые планы работы структурных подразделений организации
5 лет

ст. 291 ТУ
Индивидуальные планы работников
1 год

ст. 292 ТУ
Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов
5 лет

ст. 293 ТУ
Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов
5 лет ЭПК

ст. 295 ТУ
Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации
5 лет ЭПК

ст. 296 ТУ
Переписка по вопросам планирования
5 лет

2.2. Ценообразование
ст. 298 ТУ
Справки, расчеты по прогнозированию цен
5 лет

ст. 303 ТУ
Переписка по вопросам ценообразования
5 лет ЭПК

ст. 304 ТУ
Переписка о разработке, применении и изменении тарифов
5 лет ЭПК

3. Финансирование
3.1. Финансирование, кредитование
ст. 315 ТУ
Проекты планов (бюджетов) организации
5 лет

ст. 319 ТУ
Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)
5 лет ЭПК

ст. 323 ТУ
Переписка об экономических нормативах
5 лет

ст. 331 ТУ
Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды
5 лет

ст. 332 ТУ
Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины
5 лет ЭПК

4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
ст. 359 ТУ
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности
5 лет

ст. 367 ТУ
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах
1 год

ст. 414 ТУ
Переписка о выплате заработной платы
5 лет

ст. 461 ТУ
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности
5 лет

ст. 463 ТУ
Заказы на бланки документов учета и отчетности
1 год

4.2. Статистический учет и отчетность
ст. 464 ТУ
Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов:


а) полугодовые
5 лет
б) квартальные
5 лет
в) месячные
1 год
ст. 475 ТУ
Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации
5 лет

ст. 476 ТУ
Индивидуальные отчеты работников
1 год

ст. 477 ТУ
Журналы учета передаваемых статистических данных
5 лет

ст. 479 ТУ
Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности
5 лет

5. Экономические, научные, культурные и иные связи
ст. 483 ТУ
Переписка об участии в деятельности международных организаций
5 лет ЭПК

ст. 487 ТУ
Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций
5 лет ЭПК

86.
(ст. 498 ТУ)
Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества
5 лет ЭПК

6. Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
ст. 512 ТУ
Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге
5 лет

ст. 514 ТУ
Информационные обзоры (доклады)
До минования надобности

ст. 521 ТУ
Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах:


а) на материалы, изданные за рубежом
3 года

б) на материалы, изданные в Российской Федерации
1 год

ст. 522 ТУ
Переводы информационных статей из иностранных изданий
До минования надобности

ст. 523 ТУ
Переписка о переводе иностранной литературы
1 год

ст. 524 ТУ
Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов
1 год

ст. 525 ТУ
Книги, журналы регистрации научно-технической информации
5 лет

ст. 527 ТУ
Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных
До минования надобности

ст. 529 ТУ
Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу
1 год (1)
(1) После получения подписной литературы
6.2. Распространение информации, реклама
ст. 538 ТУ
Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью организации
5 лет ЭПК

ст. 540 ТУ
Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций
5 лет ЭПК

ст. 547 ТУ
Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) организации по вопросам ее деятельности
5 лет ЭПК

ст. 555 ТУ
Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой
5 лет ЭПК

ст. 556 ТУ
Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте организации
5 лет ЭПК

ст. 557 ТУ
Переписка об учете, движении и использовании информации
5 лет

7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности
ст. 561 ТУ
Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников
5 лет ЭПК

ст. 564 ТУ
Переписка по вопросам трудоустройства
5 лет

ст. 578 ТУ
Переписка о ходе заключения коллективных договоров
3 года

ст. 580 ТУ
Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора
5 лет ЭПК

ст. 585 ТУ
Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени
3 года

ст. 586 ТУ
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 лет

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
ст. 595 ТУ
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы
5 лет ЭПК

ст. 596 ТУ
Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий
5 лет ЭПК

ст. 600 ТУ
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
5 лет

7.3. Охрана труда
ст. 608 ТУ
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников
5 лет

8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
ст. 649 ТУ
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников
5 лет ЭПК

ст. 650 ТУ
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
5 лет

ст. 651 ТУ
Переписка о переводе работников в другие организации
3 года

ст. 652 ТУ
Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием
5 лет ЭПК

ст. 673 ТУ
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва
3 года

ст. 674 ТУ
Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы
5 лет ЭПК

ст. 675 ТУ
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников
5 лет ЭПК


Списки:


ст. 685 ТУ
а) работников, прошедших аттестацию
5 лет

б) подлежащих воинскому учету
3 года

в) кандидатов на выдвижение по должности
До замены новыми

г) получающих персональные ставки, оклады
10 лет

д) обучающихся без отрыва от производства
5 лет

е) работников, ушедших на пенсию
5 лет

ж) лиц, выезжающих за границу
5 лет

ст. 686 ТУ
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним
3 года

ст. 687 ТУ
Переписка об оформлении командировок
5 лет (1)
(1) Для зарубежных командировок - 10 лет ЭПК
ст. 693 ТУ
Графики предоставления отпусков
1 год

ст. 694 ТУ
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину
3 года

ст. 695 ТУ
Книги, журналы, карточки учета:

(1) После увольнения
(2) В зарубежные командировки - 10 лет
а) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
5 лет
б) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
5 лет
в) лиц, подлежащих воинскому учету
3 года (1)
г) отпусков
3 года
д) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован
5 лет (2)

е) выдачи командировочных удостоверений
5 лет
ж) выдачи общегражданских и заграничных паспортов
5 лет

8.2. Установление квалификации работников
ст. 702 ТУ
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах
5 лет

ст. 705 ТУ
Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов
5 лет

ст. 707 ТУ
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов
1 год

8.3. Награждение
ст. 742 ТУ
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий
5 лет ЭПК

9. Административно-хозяйственные вопросы
9.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
ст. 779 ТУ
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
1 год

ст. 781 ТУ
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
1 год

ст. 783 ТУ
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
1 год

ст. 785 ТУ
Списки, книги адресов и телефонов
1 год (1)
(1) После замены новыми
9.2. Эксплуатация зданий, помещений
ст. 811 ТУ
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта
5 лет ЭПК

ст. 818 ТУ
Переписка о коммунальном обслуживании организации
1 год

ст. 819 ТУ
Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий
3 года

9.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
ст. 824 ТУ
Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами
3 года

ст. 825 ТУ
Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах
3 года

ст. 845 ТУ
Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий
5 лет

ст. 846 ТУ
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации
5 лет ЭПК

ст. 852 ТУ
Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации
3 года

ст. 853 ТУ
Схемы линий внутренней связи организации
До замены новыми

10. Социально-бытовые вопросы
10.1. Социальное страхование
ст. 903 ТУ
Документы (протоколы, информации, справки, переписка) по работе комиссии социального страхования организации
5 лет ЭПК

ст. 913 ТУ
Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
3 года

ст. 917 ТУ
Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря
1 год

ст. 918 ТУ
Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря
1 год

ст. 919 ТУ
Списки детей работников организации
До замены новыми

10.2. Жилищно-бытовые вопросы
ст. 957 ТУ
Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников
3 года

10.3. Организация досуга
ст. 960 ТУ
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видеодокументы) об организации досуга работников
5 лет ЭПК

ст. 963 ТУ
Документы (сметы, списки, отчеты, информации, справки, отчеты, переписка) о проведении культурно-массовых, в т.ч. благотворительных, мероприятий
5 лет ЭПК






Приложение № 3
к Порядку
работы в системе электронного документооборота
в администрации Ванинского муниципального
района, ее структурных подразделениях
и отраслевых (функциональных) органах

ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ,
ФОРМИРУЕМЫХ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ

Номер статьи
Вид документа
Срок хранения документа *
Примечания
1
2
3
4
ст. 1 ТУ
Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно

ст. 8 ТУ
Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов и иных нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления
Постоянно

ст. 12 ТУ
Уставы муниципальных образований
Постоянно

ст. 18 ТУ
Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:

(1) Присланные для сведения - до минования надобности
а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации, заседаний органов законодательной власти субъектов Российской Федерации, заседаний правительств субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления
Постоянно (1)
б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (организаций) (коллегии, совета, дирекции, правления и др.)
Постоянно (1)
в) контрольных (ревизионных) органов организации (организаций) (советов, комиссий и др.)
Постоянно (1)
г) по координации определенных видов деятельности
Постоянно (1)
д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (организаций) (комитетов, комиссий, советов и др.)
Постоянно (1)
ст. 19 ТУ
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

(1) Присланные для сведения - до минования надобности
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л.
а) по основной (профильной) деятельности
Постоянно (1)
б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)
75 л. (2) ЭПК
ст. 27 ТУ
Правила, инструкции, регламенты:


а) по месту разработки и/или утверждения
Постоянно
ст. 74 ТУ
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)
75 л.

ст. 83 ТУ
Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (профильной) деятельности организации


а) по месту проведения
Постоянно
ст. 95 ТУ
Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фотофонодокументы, видеодокументы) по истории организации и ее подразделений
Постоянно

ст. 173 ТУ
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:

(1) Для внутренних проверок организации - 5 л. ЭПК
а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности)
Постоянно (1)
ст. 200 ТУ
Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:

(1) Структурных подразделений - до замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
а) по месту разработки и/или утверждения
Постоянно (1)
ст. 248 ТУ
Описи дел (1):

(1) Структурных подразделений - 3 г. после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи
(2) Неутвержденные - до минования надобности
(3) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации
а) постоянного хранения (утвержденные)
Постоянно (2)
б) по личному составу
Постоянно (3)
ст. 258 ТУ
Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:

(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л.
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности
Постоянно (1)
б) распорядительных документов по личному составу (2)
75 л. (1)
ст. 285 ТУ
Годовые планы организации:

(1) В других организациях - до минования надобности
а) по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности
Постоянно (1)
а) сводные годовые
Постоянно (1)
б) годовые
Постоянно (1)
ст. 467 ТУ
Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним:


а) сводные годовые и с большей периодичностью
Постоянно
б) годовые и с большей периодичностью
Постоянно
е) единовременные
Постоянно
ст. 468 ТУ
Документы (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организации
Постоянно

ст. 577 ТУ
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения
Постоянно

ст. 656 ТУ
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1):

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве
а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания
Постоянно
б) работников, в т.ч. государственных гражданских и муниципальных служащих
75 л. ЭПК
ст. 658 ТУ
Личные карточки работников, в т.ч. временных работников
75 л. ЭПК

ст. 682 ТУ
Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих
Постоянно

ст. 695 ТУ
Книги, журналы, карточки учета:


а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников
75 л.
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений
75 л.
в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним
75 л.
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации
75 л.
ст. 775 ТУ
Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле
Постоянно



------------------------------------------------------------------