АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОМСОМОЛЬСКА-НА-АМУРЕ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 мая 2014 г. № 130-ра

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОМСОМОЛЬСКА-НА-АМУРЕ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений администрации города
Комсомольска-на-Амуре от 10.02.2015 № 19-ра,
от 07.08.2015 № 178-ра)

В соответствии со статьей 23 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ:
1. Утвердить:
1.1. Прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре.
1.2. Состав постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре согласно приложению.

Глава города
В.П.Михалев





УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
администрации города
Комсомольска-на-Амуре
от 20 мая 2014 г. № 130-ра

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОМСОМОЛЬСКА-НА-АМУРЕ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия администрации города Комсомольска-на-Амуре (далее - ЭК) создается для:
- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в Муниципальное архивное учреждение "Комсомольский-на-Амуре городской архив" (далее - муниципальный архив), уничтожения документов с истекшими сроками хранения, включая управленческую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- учета, хранения и уничтожения печатей, штампов, бланков строгой отчетности, применяемых в администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- учета, хранения и отчетности о расходовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.
1.2. В своей работе ЭК руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- иными законодательными актами Российской Федерации, Хабаровского края, муниципальными правовыми актами;
- Основными правилами работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива 06 февраля 2002 г.;
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (далее - Перечень);
- нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства;
- Уставом муниципального образования города Комсомольска-на-Амуре;
- Инструкцией по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- Инструкцией по делопроизводству в отделах записи актов гражданского состояния администраций муниципальных образований Хабаровского края;
- Регламентом администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- настоящим Положением.
1.3. ЭК является совещательным органом. Решения ЭК по вопросам, отнесенным к ее ведению, вступают в силу после утверждения председателем ЭК.
Председателем ЭК является управляющий делами администрации города Комсомольска-на-Амуре.
Председатель ЭК несет ответственность за своевременное предоставление номенклатуры дел, описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу и личных дел уволенных работников на рассмотрение в муниципальный архив для согласования экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК), для утверждения описей дел постоянного срока хранения экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) управления по делам архивов Правительства Хабаровского края; своевременную передачу дел на постоянное хранение в муниципальный архив.
Заместителем председателя ЭК является начальник общего отдела администрации.
Секретарем ЭК является лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива администрации города Комсомольска-на-Амуре, назначенное распоряжением администрации города Комсомольска-на-Амуре.
Состав ЭК утверждается распоряжением администрации города Комсомольска-на-Амуре.
В состав ЭК входят работники:
- сектора управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- юридического отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- бухгалтерии администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- отдела кадровой и муниципальной службы администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- организационного отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- управления экономического развития администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- управления информатизации администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- отделов записи актов гражданского состояния Центрального и Ленинского округов администрации города Комсомольска-на-Амуре.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов, в том числе и документов ограниченного доступа, при формировании дел, образующихся в процессе деятельности администрации города Комсомольска-на-Амуре, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.
2.4. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, в том числе и электронных носителей, содержащих сведения о документах, не подлежащих хранению.
2.5. Рассмотрение актов о приходовании гербовых бланков, применяемых в администрации города Комсомольска-на-Амуре.
2.6. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению испорченных бланков строгой отчетности, применяемых в администрации города Комсомольска-на-Амуре.
2.7. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению печатей, штампов, применяемых в администрации города Комсомольска-на-Амуре, подлежащих уничтожению.
2.8. Рассмотрение актов о проведении сверки наличия и состояния документов постоянного срока хранения, документов по личному составу и личных дел уволенных работников, находящихся на временном хранении в администрации города Комсомольска-на-Амуре.
2.9. Рассмотрение актов о приеме-передаче, о снятии остатков, об уничтожении бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.
2.10. Рассмотрение и принятие решений об изменении или уточнении сроков хранения документов.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами, ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов в администрации города Комсомольска-на-Амуре для дальнейшего хранения и уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов структурных подразделений администрации города Комсомольска-на-Амуре, подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел администрации города Комсомольска-на-Амуре.
3.3. Принимает решение о согласовании и представляет:
3.3.1. На утверждение ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края, а затем на утверждение главе города Комсомольска-на-Амуре описи дел постоянно срока хранения.
3.3.2. На согласование ЭПК в муниципальный архив, а затем на утверждение главе города Комсомольска-на-Амуре:
- описи дел по личному составу;
- описи личных дел уволенных работников;
- номенклатуру дел;
- положение об экспертной комиссии администрации города Комсомольска-на-Амуре;
- инструкцию по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре.
3.3.3. На рассмотрение в муниципальный архив:
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.
3.3.4. На утверждение главе города Комсомольска-на-Амуре:
- годовые планы работы экспертной комиссии;
- годовые планы мероприятий по формированию и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Хабаровского края;
- годовые отчеты выполнения мероприятий по формированию и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Хабаровского края;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- акты об утрате документов.
3.4. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов, образующихся в процессе деятельности администрации города Комсомольска-на-Амуре.
3.5. Оказывает методическую помощь работникам администрации города Комсомольска-на-Амуре по вопросам работы с документами.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации работникам администрации города Комсомольска-на-Амуре по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов.
4.2. Требовать от руководителей структурных подразделений администрации города Комсомольска-на-Амуре упорядочения и оформления документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу и предоставления письменного объяснения в случае их отсутствия.
4.3. Запрашивать у руководителей структурных подразделений администрации города Комсомольска-на-Амуре:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
- номенклатуру дел структурного подразделения;
- опись дел постоянного срока хранения структурного подразделения;
- акты об уничтожении дел с истекшими сроками хранения.
4.4. Заслушивать на своих заседаниях работников администрации города Комсомольска-на-Амуре о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.5. Приглашать на свои заседания в качестве консультантов представителей муниципального архива.
4.6. Осуществлять контроль за соблюдением установленного порядка работы в структурных подразделениях администрации города Комсомольска-на-Амуре:
- с документами (на бумажном и электронном носителе);
- с печатями и штампами;
- с бланками строгой отчетности.
4.7. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы и дела, сформированные и оформленные с нарушением Правил работы архивов организаций.
4.8. Информировать главу города Комсомольска-на-Амуре по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом, утвержденным главой города Комсомольска-на-Амуре.
5.2. ЭК взаимодействует с муниципальным архивом, с ЭПК муниципального архива, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. На очередное заседание ЭК приглашаются члены ЭК по вопросам, входящим в их компетенцию.
5.5. На очередном заседании ЭК обязательно присутствует председатель ЭК (в его отсутствие - заместитель председателя ЭК) и работник сектора управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре.
5.6. Заседание ЭК считается состоявшимся, если на нем присутствует не менее половины членов ЭК.
5.7. Протоколы заседания ЭК подписываются председателем ЭК и секретарем ЭК, во время отсутствия председателя ЭК протоколы подписываются заместителем председателя ЭК и секретарем.
5.8. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
5.9, Подготовка материалов к очередному заседанию ЭК, ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

6. Ответственность ЭК

Экспертная комиссия несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение своих функций.
6.2. За нарушение графика представления на утверждение или согласование ЭПК муниципального архива: инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения управленческой документации, описей дел по личному составу.





Приложение
к распоряжению
администрации города
Комсомольска-на-Амуре
от 20 мая 2014 г. № 130-ра

СОСТАВ
ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОМСОМОЛЬСКА-НА-АМУРЕ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений администрации города
Комсомольска-на-Амуре от 10.02.2015 № 19-ра,
от 07.08.2015 № 178-ра)

Председатель комиссии:


Датская Людмила Викторовна
-
управляющий делами администрации города Комсомольска-на-Амуре
Заместитель председателя:


Котельникова Елена Викторовна
-
начальник общего отдела администрации Комсомольска-на-Амуре
Секретарь комиссии:


Большакова Оксана Валерьевна
-
заведующий сектором управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре
Члены комиссии:


Шаталова Александра Викторовна
-
главный специалист отдела кадровой и муниципальной службы администрации Комсомольска-на-Амуре
Блудова Елена Дмитриевна
-
ведущий специалист юридического отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре
Грачева Татьяна Евгеньевна
-
специалист 1 категории сектора управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре
Демченко Татьяна Сергеевна
-
начальник отдела записи актов гражданского состояния Центрального округа администрации города Комсомольска-на-Амуре
Медведев Дмитрий Александрович
-
ведущий специалист управления информатизации администрации Комсомольска-на-Амуре
Кияткина Олеся Александровна
-
ведущий специалист отдела трудовых отношений и оплаты труда управления экономического развития администрации города Комсомольска-на-Амуре
Лозовая Диана Михайловна
-
специалист 1 категории сектора управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре
Патрушина Ольга Романовна
-
специалист 1 категории сектора управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре
Сержантова Ольга Александровна
-
специалист 1 категории отдела бухгалтерии администрации Комсомольска-на-Амуре
Ундалова Зоя Викторовна
-
начальник отдела записи актов гражданского состояния Ленинского округа администрации города Комсомольска-на-Амуре
Шингерей Наталья Евгеньевна
-
главный специалист организационного отдела администрации Комсомольска-на-Амуре
Гладышева Раиса Равильевна
-
инспектор-делопроизводитель сектора управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре
Костырева Елена Валентиновна
-
инспектор-делопроизводитель сектора управления документацией общего отдела администрации города Комсомольска-на-Амуре


------------------------------------------------------------------