АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 4 февраля 2014 г. № 325

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ
АРХИВНОГО ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
ХАБАРОВСКА И ЕЕ СОСТАВА
Список изменяющих документов
(в ред. постановления администрации г. Хабаровска
от 05.11.2014 № 4860)

На основании Устава городского округа "Город Хабаровск", протокола заседания экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 27.09.2013 № 12 администрация города постановляет:
1. Утвердить Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела управления делами администрации города Хабаровска согласно приложению № 1.
2. Утвердить состав экспертно-проверочной комиссии архивного отдела управления делами администрации города Хабаровска согласно приложению № 2.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра города - управляющего делами администрации г. Хабаровска Безлепкина В.Д.
4. Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.

Мэр города
А.Н.Соколов





Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
администрации города Хабаровска
от 4 февраля 2014 г. № 325

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная проверочная комиссия архивного отдела управления делами администрации города Хабаровска (далее - ЭПК архивного отдела) создается постановлением администрации города Хабаровска в целях:
- организации и проведения экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска (далее - муниципальные учреждения и предприятия г. Хабаровска), не являющихся источниками комплектования краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив края);
- организации и проведения экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности ликвидирующихся организаций г. Хабаровска (далее - ликвидирующиеся организации г. Хабаровска), не являющихся источниками комплектования государственного архива края;
- отбора документов по личному составу муниципальных учреждений и предприятий, а также ликвидирующихся организаций г. Хабаровска для передачи на хранение в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов" и муниципальное казенное учреждение "Центр хранения документов отрасли "Образование" (далее - муниципальные архивные учреждения г. Хабаровска);
- контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в муниципальных учреждениях и предприятиях, а также ликвидирующихся организациях г. Хабаровска;
- осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска;
- решения вопросов методического и практического характера, связанных с созданием условий по обеспечению сохранности документов постоянного хранения и по личному составу в муниципальных учреждениях и предприятиях г. Хабаровска;
- содействия повышению качества и внедрению нормативных документов, методических рекомендаций и пособий архивных органов Хабаровского края и г. Хабаровска в деятельность муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска.
1.2. В состав ЭПК архивного отдела входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК архивного отдела из числа специалистов архивного отдела. В состав ЭПК архивного отдела могут входить представители структурных подразделений администрации города и архивных учреждений по согласованию с ними.
1.3. Председателем ЭПК архивного отдела является начальник архивного отдела. Председатель осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК архивного отдела, председательствует на ее заседаниях, обеспечивает распределение поступивших на ЭПК архивного отдела документов между членами ЭПК архивного отдела для рецензирования, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК архивного отдела задач.
1.4. Заместителем председателя ЭПК архивного отдела является главный специалист архивного отдела. Заместитель председателя исполняет обязанности председателя ЭПК архивного отдела во время его отсутствия.
1.5. Численный состав ЭПК архивного отдела не может быть менее 5 человек.
1.6. Секретарем ЭПК архивного отдела является ведущий специалист архивного отдела. В случае отсутствия секретаря ЭПК архивного отдела его обязанности исполняет один из членов ЭПК архивного отдела, назначаемый председателем.
Секретарь ЭПК архивного отдела:
- обеспечивает созыв заседаний ЭПК архивного отдела, готовит повестку заседания и список приглашенных;
- организует ознакомление членов ЭПК архивного отдела с документами, рассмотрение которых внесено в повестку заседания, их регистрацию и передачу членам ЭПК архивного отдела для проведения экспертизы представленных документов;
- контролирует своевременное возвращение документов членами ЭПК архивного отдела после проведения экспертизы документов;
- осуществляет протоколирование хода заседания ЭПК архивного отдела и оформляет протоколы и выписки из протоколов;
- в установленные сроки направляет выписки из протоколов заседания ЭПК архивного отдела в муниципальные учреждения и предприятия г. Хабаровска и руководителям структурных подразделений администрации города Хабаровска, имеющим подведомственные муниципальные учреждения и предприятия, документы которых были рассмотрены на заседаниях ЭПК архивного отдела;
- осуществляет ведение делопроизводства ЭПК архивного отдела;
- представляет сведения о количестве документов, рассмотренных на заседаниях ЭПК архивного отдела, для составления отчетов;
- обеспечивает сохранность документов ЭПК архивного отдела.
1.7. В своей деятельности ЭПК архивного отдела руководствуется:
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Законом Хабаровского края от 29.09.2005 № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела";
- Уставом городского округа "Город Хабаровск" (принят решением Хабаровской городской Думы от 13.07.2004 № 509);
- постановлениями и распоряжениями администрации города Хабаровска;
- приказами и решениями управления по делам архивов Правительства Хабаровского края;
- Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденной распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 № 250-р;
- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
- Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Росархива от 11.03.1997 № 11;
- Регламентом администрации города Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации города Хабаровска от 11.01.2011 № 6-р;
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19;
- Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;
- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477;
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
- нормативными документами, методическими рекомендациями и пособиями архивных органов Хабаровского края и города Хабаровска;
- типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения;
- типовыми и примерными номенклатурами дел;
- настоящим Положением.
1.8. Решения ЭПК архивного отдела вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК архивного отдела и являются обязательными для исполнения муниципальными учреждениями и предприятиями, а также ликвидирующимися организациями города.

2. Основные задачи ЭПК архивного отдела

ЭПК архивного отдела осуществляет следующие задачи:
2.1. Рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам проведения экспертизы ценности документов постоянного хранения и по личному составу муниципальных учреждений и предприятий, а также ликвидирующихся организаций г. Хабаровска.
2.2. Согласование списка источников комплектования и списка возможных источников комплектования муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска.

3. Функции ЭПК архивного отдела

Во исполнение поставленных задач ЭПК архивного отдела осуществляет следующие функции:
3.1. Утверждает описи дел постоянного хранения муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования государственного архива края.
3.2. Согласовывает следующие документы муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования государственного архива края:
- инструкции по делопроизводству;
- номенклатуры дел;
- положения об архиве;
- положения об экспертной комиссии;
- описи дел по личному составу (в том числе ликвидирующихся организаций г. Хабаровска);
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях документов;
- список источников комплектования муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска;
- список возможных источников комплектования муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска;
- методические разработки архивного отдела и муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска (после согласования ЭПК архивного отдела методические разработки направляются для согласования на экспертно-проверочную методическую комиссию управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК управления по делам архивов)).
3.3. Принимает участие в организации и проведении изучений состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в муниципальных учреждениях и предприятиях г. Хабаровска и информирует об итогах проверок членов ЭПК архивного отдела.
3.4. Вносит на рассмотрение ЭПМК управления по делам архивов предложения об увеличении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
3.5. Рассматривает:
- методические пособия архивного отдела и муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска по вопросам организации документов в делопроизводстве, обеспечения сохранности документов и дает им экспертную оценку;
- вопросы приема-передачи на постоянное хранение в государственный архив края документов личного происхождения;
- спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска;
- перечни документов по личному составу, подлежащих приему в муниципальные архивные учреждения г. Хабаровска, изменения и дополнения к ним;
- информации руководителей и специалистов муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска о контроле за обеспечением сохранности документов постоянного хранения и по личному составу, о ходе и качестве их отбора и подготовки к передаче на дальнейшее хранение в муниципальные архивные учреждения г. Хабаровска;
- информации о работе ЭК муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска.

4. Права ЭПК архивного отдела

ЭПК архивного отдела предоставляется право:
4.1. Давать рекомендации о принятии мер по розыску необнаруженных документов постоянного хранения и по личному составу, запрашивать письменные объяснения руководителей муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.
4.2. Требовать от муниципальных учреждений и предприятий, а также ликвидирующихся организаций г. Хабаровска соблюдения нормативных требований по оформлению и предоставлению документов на рассмотрение ЭПК архивного отдела, возвращать на доработку некачественно подготовленные документы.
4.3. В соответствии с установленными требованиями давать рекомендации муниципальным учреждениям и предприятиям г. Хабаровска по вопросам разработки номенклатуры дел, организации и формирования документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности, упорядочения и подготовки к передаче для дальнейшего хранения в муниципальные архивные учреждения г. Хабаровска.
4.4. Рассматривать и принимать решения по вопросам фондовой принадлежности документов, находящихся в муниципальных архивных учреждениях г. Хабаровска.
4.5. Информирует о результатах деятельности ЭПК архивного отдела заместителя мэра города - управляющего делами администрации города, управление по делам архивов Правительства Хабаровского края и Центральную экспертную комиссию администрации города.

5. Организация работы ЭПК архивного отдела

5.1. ЭПК архивного отдела осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом работы, утвержденным заместителем мэра города - управляющим делами администрации города Хабаровска.
При составлении годового плана работы ЭПК архивного отдела учитываются рекомендации управления по делам архивов Правительства Хабаровского края, мероприятия годового плана работы архивного отдела, предложения муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска и членов ЭПК архивного отдела.
Предложения в годовой план работы ЭПК архивного отдела представляются ежегодно до 01 ноября.
План работы ЭПК архивного отдела ежегодно представляется на утверждение заместителю мэра города - управляющему делами администрации города Хабаровска до 15 ноября.
5.2. Заседания ЭПК архивного отдела проводятся по графику, утвержденному начальником архивного отдела, но не реже одного раза в месяц. Для оперативного решения вопросов могут проводиться внеплановые заседания ЭПК архивного отдела по согласованию с начальником архивного отдела.
5.3. Вся документация, подлежащая рассмотрению ЭПК архивного отдела, представляется секретарю не позднее, чем за 10 рабочих дней до очередного заседания.
5.4. По результатам экспертизы документов, представленных ЭПК архивного отдела, членами ЭПК архивного отдела составляются заключения. Каждый вид документа рассматривают не менее двух членов ЭПК архивного отдела. В течение 3 рабочих дней рассмотренные документы и заключения, оформленные компьютерным способом, возвращаются секретарю для включения в повестку заседания ЭПК архивного отдела.
5.5. Перечень вопросов, рассматриваемых на заседании ЭПК архивного отдела, определяется председателем и секретарем на основании плана работы ЭПК архивного отдела.
Повестка составляется за 3 рабочих дня до проведения очередного заседания ЭПК архивного отдела и утверждается председателем ЭПК архивного отдела. Решение о внеплановом рассмотрении вопросов принимается председателем ЭПК архивного отдела.
5.6. ЭПК архивного отдела имеет печать установленного образца. Печать проставляется на грифах утверждения и согласования рассмотренных документов.
5.7. Заседание является правомочным, если на нем присутствует не менее 2/3 от общего количества членов ЭПК архивного отдела.
Решение принимается по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК архивного отдела. При равенстве голосов спорные вопросы разрешаются председателем ЭПК архивного отдела. Право голоса имеют только члены и председатель ЭПК архивного отдела.
Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
5.8. Особые мнения членов ЭПК архивного отдела отражаются в протоколе. Протоколы печатаются в одном экземпляре и оформляются в течение 10 рабочих дней, подписываются председателем и секретарем ЭПК архивного отдела, утверждаются заместителем мэра города - управляющим делами администрации города Хабаровска.
Замечания и предложения, внесенные на заседании ЭПК архивного отдела, должны быть доработаны исполнителем в сроки, установленные в протоколе ЭПК архивного отдела.
В грифах согласования (утверждения) печать ЭПК архивного отдела проставляется секретарем ЭПК архивного отдела в случае устранения замечаний.
5.9. Выписки из протоколов ЭПК архивного отдела должны быть доведены до сведения исполнителей в течение 10 рабочих дней после проведения заседания ЭПК архивного отдела.
5.10. Вид контроля и сроки предоставления информации о выполнении решений ЭПК архивного отдела определяются в решающей части протокола ЭПК архивного отдела.
5.11. Решение о снятии или продлении сроков контроля по исполнению решений ЭПК архивного отдела осуществляется на ее заседаниях.
5.12. Согласованные (утвержденные) ЭПК архивного отдела документы имеют гриф согласования ЭК муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска и гриф согласования (утверждения) ЭПК архивного отдела.
5.13. Факт рассмотрения документов ЦЭК структурных подразделений администрации города Хабаровска отражается в выписках из протоколов заседаний.

6. Взаимоотношения и связи

ЭПК архивного отдела для решения стоящих перед ней задач взаимодействует с ЭПМК управления по делам архивов, научным экспертно-методическим советом государственного архива края, ЦЭК администрации города Хабаровска, ЭК и ЦЭК структурных подразделений администрации города Хабаровска, ЭК муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного отдела Протокол ЭПМК управления по
управления делами администрации делам архивов Правительства
города Хабаровска Хабаровского края
от ____________ № ____ от ____________ № ____





Приложение № 2

УТВЕРЖДЕН
Постановлением
администрации города Хабаровска
от 4 февраля 2014 г. № 325

СОСТАВ
ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ АРХИВНОГО ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ
ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Список изменяющих документов
(в ред. постановления администрации г. Хабаровска
от 05.11.2014 № 4860)

№ п/п
Фамилия, имя, отчество
Должность
1
2
3
1.
Люсая Лидия Ивановна
- председатель комиссии, начальник архивного отдела управления делами администрации города
2.
Костромина Марина Витальевна
- заместитель председателя комиссии, главный специалист архивного отдела управления делами администрации города
3.
Никитенко Алина Вадимовна
- секретарь комиссии, ведущий специалист архивного отдела управления делами администрации города
Члены комиссии:
4.
Бендик Наталья Николаевна
- генеральный директор ООО "Бизнес - Архив"
5.
Данилина Юлия Евгеньевна
- ведущий специалист архивного отдела управления делами администрации города
6.
Кузикова Марианна Константиновна
- главный специалист сектора контроля, делопроизводства и кадровой работы департамента муниципальной собственности администрации города
7.
Куприянова Елена Владимировна
- ведущий методист МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование"
8.
Лихачева Виктория Георгиевна
- ведущий специалист управления транспорта администрации города
9.
Осипова Наталья Владимировна
- начальник отдела использования документов МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов"
10.
Саржевская Татьяна Ивановна
- ведущий специалист управления социальной работы с населением администрации города
11.
Устюжанина Ирина Владимировна
- главный специалист архивного отдела управления делами администрации города


------------------------------------------------------------------